La confidentialité des données est un enjeu majeur pour les entreprises et les particuliers. L’extrait Kbis, document officiel attestant de l’existence juridique d’une entreprise, contient des informations sensibles. Alors, comment garantir la confidentialité de ces informations ?
Qu’est-ce que l’extrait Kbis et quelles informations y figurent ?
L’extrait Kbis est un document délivré par le greffe du tribunal de commerce, qui atteste de l’existence juridique d’une entreprise enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il constitue la « carte d’identité » de l’entreprise et peut être utilisé dans différentes situations, telles que l’établissement d’un contrat, l’ouverture d’un compte bancaire professionnel ou encore la participation à un appel d’offres.
Ce document contient plusieurs informations relatives à l’entreprise :
- Raison sociale, forme juridique et montant du capital social
- Adresse du siège social
- Numéro SIREN, code NAF et numéro RCS
- Date de création et durée de vie prévue pour les sociétés à durée déterminée
- Description sommaire de l’activité exercée
- Identité du représentant légal (gérant, président, administrateur, etc.)
- Existence ou non d’une procédure collective en cours.
La question de la confidentialité des informations contenues dans l’extrait Kbis
Les informations présentes sur l’extrait Kbis sont issues du RCS, qui est un registre public. En effet, la loi française impose que certaines données relatives aux entreprises soient accessibles à tous, dans un souci de transparence et de sécurité juridique. Ainsi, les extraits Kbis sont disponibles en ligne et peuvent être consultés par toute personne intéressée.
Cependant, cette accessibilité soulève des questions quant à la confidentialité des informations contenues dans le document. Les entreprises peuvent craindre que certaines données sensibles soient utilisées à mauvais escient par des tiers malintentionnés (concurrence déloyale, usurpation d’identité, etc.). De plus, les particuliers ayant une activité professionnelle en nom propre (auto-entrepreneurs, professions libérales) peuvent également s’inquiéter de la divulgation de leurs données personnelles (adresse du domicile, état civil).
Les mesures pour garantir la confidentialité des informations figurant sur l’extrait Kbis
Face à ces préoccupations légitimes, plusieurs mesures ont été mises en place pour garantir la confidentialité des informations contenues dans l’extrait Kbis :
- La délivrance de l’extrait Kbis est encadrée par la loi : seules les personnes habilitées (greffiers du tribunal de commerce) peuvent délivrer ce document. De plus, la demande d’un extrait Kbis doit être motivée par un intérêt légitime (par exemple, l’établissement d’un partenariat commercial).
- Le RCS est placé sous le contrôle du procureur de la République et des greffiers des tribunaux de commerce, qui sont tenus au secret professionnel. Ainsi, les informations contenues dans le registre sont protégées contre toute divulgation abusive.
- Les entreprises peuvent demander à ce que certaines informations sensibles ne figurent pas sur l’extrait Kbis (par exemple, l’adresse du domicile du représentant légal). Cette possibilité est toutefois limitée et soumise à l’appréciation du juge commis à la surveillance du RCS.
- Enfin, les personnes concernées par les informations contenues dans l’extrait Kbis disposent d’un droit d’accès et de rectification de ces données, conformément aux dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD).
En résumé, si l’extrait Kbis contient des informations publiques et accessibles à tous, la confidentialité des données qu’il renferme est garantie par plusieurs dispositifs légaux et réglementaires. Les entreprises et les particuliers peuvent ainsi exercer leur activité en toute sérénité, tout en bénéficiant de la transparence et de la sécurité juridique offertes par le Registre du Commerce et des Sociétés.
Comment obtenir son extrait Kbis ?
Pour accéder en toute sécurité aux données de son entreprise et ainsi lire les informations sur le kbis, sans avoir à se déplacer au tribunal de commerce par exemple, des démarches peuvent être faites en ligne. Ainsi, différents sites web dédiés aux informations et aux démarches juridiques liées aux entreprises, vont mettre à disposition des modules de téléchargement à la demande.
Une telle demande implique généralement la création d’un compte utilisateur vérifié et certifié par la transmission d’une pièce d’identité. Ce sont ces éléments qui vont alors permettre d’accéder aux données des sociétés enregistrées au Registre du Commerce et des Sociétés. Les sites comme celui d’Infogreffe dirigé par l’État va également permettre de formuler une telle demande.
Notez qu’il sera impossible d’obtenir un tel document pour les organisations dont le statut juridique n’implique pas un enregistrement au RCS. Ainsi, nul besoin de procéder à une demande en ligne ou même physique D’ailleurs, l’extrait Kbis est aujourd’hui moins demandé que par le passé pour diverses démarches administratives.
L’exemple des entreprises individuelles libérales créées par les professionnels de santé, médicaux ou paramédicaux, en est le parfait exemple : ces entreprises ne sont pas inscrites au RCS et n’ont donc pas de Kbis.